海外ホテルのチェックインで使う英語表現

海外旅行の際、ホテルに到着してチェックインカウンターに向かいますが、受付との「英語での一言」で何というべきなのか、頭の中を不安がよぎりませんか？
本日はホテルチェックインでのやり取りと表現を見ていきたいと思います。

チェックインカウンターで「本日予約している〇〇です」を言いたい

Hello, I have a booking for tonight.
[こんにちは、今夜予約をしています。]

ビギナーの方はこの文を丸暗記しましょう！

日本の旅館やホテルの予約であれば口頭で名前を伝えますが、外国人にとって異国の人の名前というのは親しみがなく、聞き取りが難しい、苗字なのか名前なのか分かりにくいなどがありますので、必ずしも最初に名乗る必要はありません。

(パスポートを渡して) I’m Hanako Tanaka.
[私は田中花子です。]

海外では必ずパスポートの提示を求められます。宿泊者全員の顔写真の載ったページを開いて、このタイミングで相手に対して名乗るといいでしょう。受付の人がスペリングを確認し、予約情報を照会してくれます。パスポートはコピーを取った後に返却されます。

フォームを記入署名方法に注意

チェックインの際に用紙またはタブレット端末で、氏名・住所・連絡先・署名の記入を行います。
紙の場合は、大抵✓や〇で、記入すべき項目を指定されるので、それに従いましょう。これらの情報は、不測の事態や忘れ物の連絡などに限定して使われますので、あまり気にする必要はありません。

フィリピンに限って言えば、署名欄に”signature over printed name“と書かれてあることが多いです。signatureは筆記体または日本語でのサイン、printed nameはブロック体のアルファベットで書かれた”読める”サインを意味していて、やや被るような形で２つの署名を書けばOKです。

コロナ流行に伴い、予約フォームに加えて、健康状態についてのフォームも殆どのホテルや娯楽施設で設置されています。14日以内に以下の症状の人と一緒にいたか、クラスターが発生した場所にいたことがあるか、など難解な単語・表現が続きますので、これはまた別の時にご紹介します。

想定外も想定！「申し訳ありませんが」を聞き取って、続く内容を推測

通常はこれだけでスムーズに進みますがまれに手配ミスなどのトラブルが起こるのも海外です。私は、直前に仲介サイトでオンライン予約をしたため、チェックイン時にデータが反映されていない、というトラブルをフィリピンとマカオでそれぞれ体験しました。

I’m afraid…[申し訳ありませんが、]の表現を是非覚えておきましょう。

I’m afraid but we cannot find your name on our list.
[申し訳ありませんが、予約名簿にお客様のお名前が見当たりません。]

I’m afraid but your name seems not to be on our list.
[申し訳ありませんが、お客様のお名前が予約名簿に載っていないようです。]

I’m afraid but の後ろは色々な言い回しが続きますが、いずれもネガティブな内容が来ますので推測が可能です。最初の部分だけ全集中で聞き取りましょう！

ホテル側が氏名から予約情報を照会できない場合、予約番号(confirmation number / booking number / reservation number など)を求められます。numberは短縮表現として、No. や # と表記されていることもあります。

Do you have a confirmation number?
[予約確認番号はお持ちですか？]

インターネット環境がない場合も想定して、紙ベースまたはスクリーンショットなどでこの番号をすぐに提示できるようにしておきましょう。

予約照会ができると、ホテルの人と最終の予約内容を確認

照会内容に沿って最終の予約確認が行われます。単語単語で羅列されていきますので、一つ一つ相違がないか確認しましょう。ホテル側の好意でアップグレードが行われる場合は、このタイミングで告知されます。

Ms. Hanako Yamada, a double room for 2 people, with breakfast good for 2 as well, for 3 nights from today, check-out would be on October 17th. Is that correct?
[山田花子様、2名様でダブルルーム、2名様分の朝食付き、本日より3泊4日で、チェックアウトは10月17日でお間違えありませんか？]

「～付き」「～なし」「無料」「～名様用」の表現をそれぞれ覚えましょう。

～付き：with ～、including ～
朝食付きの場合は、with breakfast, including breakfast など
～無し：without ～、excluding ～
税抜き(税別)の場合は、without 10% tax, excluding 10% tax など
無料の：free、complimentary
無料の水ボトルの場合は、a free bottle of water, a complimentary bottle of water など
～名様用：good for ～
3名様用の場合は、good for 3, または単純に for 3 など

freeには「自由」「無料」以外に、「禁止」という意味もありますので注意しましょう。

日本人が戸惑うデポジットやプリオーソライゼーションとは？

いよいよ鍵を貰えるかと思いきや、ホテル側が何やら支払いについて話している様子。カードで事前決済したはずだけど、一体何なの？そんな経験をされた方も多いのではないでしょうか？

デポジットとは…
デポジット(deposit)とは預り金のことで、チェックインの際に一定のお金を(現金またはカード決済で)ホテルに預け、チェックアウトの際に問題が無ければ返金してもらう、というシステム。ちなみに不動産の「敷金」も英語でdepositですよ。フィリピンでは1000～2000ペソ(2000～4000円)を現金指定で要求されるところが多いように思います。

デポジットを返金してもらうには、お金を預けた際の発行してもらう領収書が必要ですので、なくさないようにしてください。ルームサービスを使用して未決済の場合は、このデポジットから差し引かれます。

プリオーソライゼーションとは…
プリオーソライゼーション(pre-authorization)とは、クレジットカードが有効かどうかを確かめるために、チェックインの際に1泊分などの一定額を仮払いするシステムです。カードが無効だった場合、お客さんが帰国済みだとどうしようもなくなっちゃいますからね。問題が無ければ、後日この支払は取消される、または、もともとカード決済を行っていた宿泊料金が、プリオーソライゼーション分差し引かれた額に変更されるなどの調整が行われます。(ホテルによって対応は様々)
こちらのシステムはフィリピンではほとんど見られないように思います。

どちらも宿泊料金とは関係ありませんので、混同しないように気を付けましょう。

カギを貰う時に必要な情報は全て聞いておこう

カギを渡される際に、朝食会場・プール・ジムの場所やオープン時間、チェックアウト時間、Wifiのパスワードなどの情報を教えてくれます。これらはカードキーケースや部屋の中の案内ブックに記されていたりもしますが、聞きたいことがあれば事前に聞いておきましょう。